如何举办保险团队活动

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近年来，随着保险市场的繁荣，保险公司的活动项目及内容也日渐丰富。无论是增员，还是客户开拓，抑或是旅游娱乐，各种活动花样不断翻新。一个经常举办活动的组织，不但有助于提升生产力，还可以保持组织的朝气和活力；而一个活动少的组织，则容易老化，缺少生机与活力。保险团队举办活动，是提高凝聚力、促进团队和谐的有效手段。
然而，成功举办一个活动并非易事。一个成功的活动，或有助于提高生产力，或有助于提高组织凝聚力，例如增员活动就要达成预期的增员效果，拓展人脉活动就要达成拓展人脉的效果，倘若活动无任何收获就会白费力气。同时，活动除了要达到预设目的，经费控制得当、有效率等都是考察一个好活动的指标。如何举办一个高效、圆满的活动，既可以节省时间、经费，又可以达到理想效果呢？
一、提前做规划，计划书不可少
举办任何活动都要有全局观念和整体概念，在筹备时要清楚自己想要达成的效果，然后再依据这个效果准备相关的物资，做相关的规划。安排好与活动相关的事项，做好规划非常重要，尤其是大型活动，如果没有周全的规划，就很容易造成疏失甚至缺遗。一个合格的活动规划，从“什么时候开始，什么时候结束”“预算多少”“过程中要做什么事”“哪些事情应该要在哪一个时间点来完成”等等，都要提前做好规划。如果没有事前规划，在活动举办过程中就可能发生突发状况。因此，举办活动，提前做好规划，计划书不可少。
计划书除了详细写下举办活动的动机和目的外，还要明确列出时间点，及与时间管理相关的事项，确保每一个执行者了解自己在什么时候做什么事。如果策划者有丰富的活动经验，应在规划书中列出一些突发状况的处理方法以防万一。在做好计划书后，可以开宣讲会，让每一个参与者清楚自己的具体工作细节，执行者对于活动的信息掌握得越多，活动就会越顺畅。
可能一些小主管会认为，只是一个小小的活动，大概在心中计划一下就可以了，计划书就不用了。其实这是错误的。因为小活动算是大活动的预演，只有小活动做好，才能积累更多经验以办好大型活动。一个完善的计划书有助于主办者在活动结束后进行自我检视，经常检视，才能让活动越办越好。
二、时间要适宜，地点要尽可能有特色
时间和地点，是举办活动的两要素。一般而言，活动时间选择有两个原则。首先是依据服务对象的工作节奏和活动的目的来确定。例如增员活动，就可以选择在八九月份举办，其符合公司增员节奏；如果是团队为增加凝聚力而举办的活动，就要选择在非业务节奏点，这样才能达到休闲放松的目的。第二可依据活动的内容确定举办地是选择室内还是室外，如果是户外活动，就要考虑会面临雨雪天气这一风险。
可以说，选址是举办活动的大学问。它面临的首要难题是，既要上档次又要节省经费；其次，地点要与活动性质相一致。常言道：“一分价钱一分货。”价格高的地方当然不错，但有时候由于活动性质的原因，价格高的地方不一定是最适合的。因此，特色成为选址的重点考虑因素。尤其是举办有助于提高团队凝聚力或者客户经营方面的活动，是否豪华不重要，重要的是是否独特——让伙伴产生“这次你不来参加，下次就没有了”的感觉，把独特性永远留在记忆中。特色可以让与会伙伴感受不同的氛围，无论是饭店、游艇、海边等，皆可以有不寻常的收获。
三、把关人数，掌握规模
明确活动对象是举办活动的第一步，因为人数关系到选址、成本预算等问题，进而延伸出安全管控、调控现场气氛等问题。
但往往很多时候，活动会出现本该到场的人员没有到，或者本不在计划中的人却临时参加活动的情况，这说明主办者没有控制好活动人数。倘若主管不加控管，无论人数是“多”或是“少”，都会影响活动质量，甚至于安全问题无法保障，且经费可能会超出预算或者造成浪费。例如开一个客户早茶会，如果事先确定人数是10人，并据此确定一个适合的包间，假如超出计划，到场的不是10人而是15人、20人，就会造成场地上的困扰。再例如主管要伙伴带一些高端客户乘坐游轮度假，这种费用相对高的客户服务活动，超出数量就会超出预算。因此，在活动举办前，一定要明确活动人数，掌控活动规模。为了让全员保持积极的状态，可以提前通知伙伴活动的预算人数及预设的规模，让大家做好准备，心中有数才能更顺利举办。
四、严控活动的每一个时间点
举办活动最常见的盲点之一是活动设计过程中没有时间轴，导致活动各个环节衔接无序，造成整个活动混乱。因此，严控活动的每一个时点，只要把每一个活动按照规划好的环节，切割成几个时间点并牢记，有助于活动顺利举办。当设定好每一个阶段的时间点后就要按点操课，确保每一个环节既不超时也不少于预设时间，要不然就会影响后续的进度，进而影响整个活动。
第二个盲点是活动结束的时间没有掌控好。有时候是因为缺少规划，导致无法掌控时间；有时候是主办方认为现场氛围很好就有意拖延时间。但活动最好的效果是在气氛良好的时候结束，这样才可以让参与者记忆深刻，念念不忘，如果下次有类似的活动，参与者就一定会再来。当然，在活动气氛最好的时候结束有时是有难度的。例如举办圣诞派对。由于是新式活动，年轻人尤其喜欢参加，活动会非常“high”，到了高潮就很难把控住时间。如何控制活动在预设的时间内结束，取决于举办者的把控力。
五、时刻牢记活动目的
活动目的，可谓活动的重中之重。无论是前期做计划书，筹备物资，还是正式举办活动，皆是为了达成预想效果。因此，时刻牢记活动目标，才能不断创新，让目的更好达成。例如，团队为娱乐放松，增进伙伴彼此之间的感情，举办一个烤肉活动，其目的是增进感情和放松，这就需要整个活动不仅仅从升火到烤肉整个过程都只是吃和烤，结束后各回各家。而是需要在活动中增加一些互动环节，如生火时举行趣味竞赛，烤肉的过程中也可以增加一些游戏，这些不但可以有效提升活动的精彩程度，也可以让活动的目的更容易达成。
很多时候，在举办一些带有娱乐性质的服务活动时，伙伴们可能会太沉浸活动而忘记了活动目的。例如采摘活动时，就要切忌不要一味地采摘、闲聊而忘记本次服务活动是为了经营客户（二次开发、转介绍、增员等）。因此，在活动举办前，主管必须时刻牢记活动目的，以分享、交流等方法促进团队成员彼此之间的关系，培养默契感。而在增员活动中，倘若全员都能保有饱满的精神状态，谦虚有礼的文化素养，互助友爱的团队氛围，才有可能吸引优秀人才，产生惊喜。
另外，举办活动，还有一个潜在目的即教育训练，让参与者得到锻练。主管要懂得结合不同的功能达到学习和训练的目的，让每次活动成为一个“活”教室。一个现场的活动就是一种现场的教育培训，是最佳的练兵场。无论是资深人员还是具有发展潜质的新人，都可以成为策划者，主管即可利用这个机会，让资深人员得到进一步提升，新人得到训练。

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